公的研究費の不正使用防止への取り組み(Ver.2.0)

学校法人産業医科大学

(平成30年7月18日) 


取り組みの概要

 文部科学省の「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン (実施基準)」(平成19年2月15日 文部科学大臣決定。平成26年2月18日改正)に基づき、組織として責任ある研究費の管理・監査体制を整備・充実し、学校法人において公的研究費の管理及び執行に関わる全ての者 (以下「職員等」という。)に対して、研究費の使用に関するルールの徹底と意識向上を図るために、必要なマニュアル・規程等を下記のとおり作成し、公的研究費の不正使用防止に取り組んでいます。

 

第1節 責任体系の明確化

 組織として責任ある研究費の管理・監督が行えるように体制を整備しました。

【不正使用防止に関する基本方針】

【公的研究費の使用に関する行動規範】

【不正使用防止に関する責任体系】

【公的研究費の不正使用防止に関する規程】

 最高管理責任者、統括管理責任者、コンプライアンス推進責任者、コンプライアンス推進副責任者を置き、それぞれの責任の範囲と権限を明確にするとともに、各責任者の職名を公開しています。

【責任者の職名、責任範囲、権限】

 

 

第2節 適正な運営・管理の基盤となる環境の整備

(1)  ルールの明確化・統一化

   ○ 会計のルール

 …【研究費の使用ルールについて】

   ○ 監査・モニタリングのルール

 …【監査室の内部監査実施に関する達】

   ○ 不正対応のルール 

 …【不正使用調査委員会等に関する規程】

 

【就業規則 職員の懲戒抜粋】

 ※ 研究費の使用ルールについて明確にしました。

 ※  不正使用防止計画推進室を設置し、最高管理責任者のもとに室会議を開催(ルールの承認・確認、モニタリング・改善等)します。

 ※ 職員等を対象に、毎年、説明会及びコンプライアンス教育において周知を図ります。

 

(2) 職務権限の明確化

 公的研究費の事務処理に関する権限と責任については、予算執行権限は「講座等の研究者」、契約権限及び発注権限は「契約担当役」にあり、その実務は事務職員が原則行うことを、「研究費の使用ルールについて」に明記しました。

また、例外的処理についても具体的に明示しました。

 

(3) 関係者の意識向上

 コンプライアンス教育を開催(毎年の受講義務、受講状況・理解度調査・誓約書の提出)します。(公的研究費の不正使用防止に関する規程第8条~9条に規定)

【職員等用誓約書】

 

(4) 通報窓口の設置

 学内外からの通報を受け付ける窓口を設置し、その取扱いを公表しています。

 通報窓口:総務課 TEL093-603-1611 内線2117            

 研究費の不正使用に関する通報、相談、照会、情報提供等の窓口は下記のとおりとなっております。

 田中・田代法律事務所  田代 幸一 弁護士 TEL093-592-1245

 (公益通報窓口と同じです。)

 〒803-0817

 北九州市小倉北区田町11番18号エスペランサ小倉501号室

 

 

第3節 不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定・実施

(1)  不正を発生させる要因の把握

 不正使用を未然に防止するためのリスク調査を実施します。

 

(2) 不正防止計画の策定・実施

 不正使用防止計画推進室は、最高管理責任者の指示のもと、コンプライアンス推進責任者からの不正防止計画の遂行状況及びリスク調査結果等についての報告を受け、大学全体の対策を見直します。 

【不正使用防止計画】

 

 

第4節 研究費の適正な運営・管理活動

 コンプライアンス推進責任者は予算執行状況を検証します。

 発注(財源特定必要)・検収業務は原則事務(「研究費の使用ルールについて」に明記。)が行います。

 データベース、プログラム等の専門性の高い検収を実施します。

 非常勤雇用者の雇用管理は原則として事務部門が実施しています。

 研究者の出張状況等の把握は事務部門でも行っています。

 ○ 取引業者の皆様へ

     誓約書を提出していただきます。

 …【取引業者用誓約書】

公的研究費の不正使用を防止するためには、本学の職員等はもちろんのこと、取引に関わる業者の皆様にも誠実な対応が求められます。万が一、不正取引などの不正行為に関与した場合、当該業者に厳正な処分を行うこととしています。

 …【会計規則 契約の抜粋】 

 

 

第5節 情報発信・共有化の推進

(1)  相談窓口の設置

 公的研究費の使用ルール等の相談窓口を設置しています。

【問合先一覧】

(2)  外部公表

 この「公的研究費の不正使用防止への取り組み」は、ホームページに掲載しています。

 

(3) 「不正使用防止計画の推進」に係る行動実績

【行動実績】

 

(4) 「不正使用防止計画」及び「公的研究費の不正使用防止への取り組み」の改定履歴

【改定履歴】

 

 

第6節 モニタリングの在り方

(1) 内部監査は、「監査室の内部監査の実施に関する達」に基づき、監査室が業務監査及び会計監査を実施します。

 実施にあたっては、監事及び不正使用防止計画推進室と連携して不正使用の防止を推進するための体制について検証するとともに、不正使用が発生しやすい要因に着目した監査を実施します。

(2) 監査報告内容をコンプライアンス教育に取り入れることとしています。

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