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公的研究費の不正使用防止への取り組み

学校法人産業医科大学

(令和3年7月27日) 


取り組みの概要

 文部科学省の「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン (実施基準)」 〔文部科学省〕に基づき、組織として責任ある 研究費の管理・監査体制を整備・充実し、学校法人において公的研究費の管理及び執行に関わる 全ての者 (以下「職員等」という。)に対して、研究費の使用に関するルールの徹底と意識向上を 図るために、必要なマニュアル・規程等を下記のとおり作成し、公的研究費の不正使用防止に取り組んでいます。

第1節 責任体系の明確化

 1 競争的研究費等の運営・管理に関わる責任体系の明確化

    組織として責任ある研究費の管理・監督が行えるように体制を整備しています。
  また、ガイドライン改正に伴い「不正使用防止に関する基本方針」を改定しました。

【不正使用防止に関する基本方針】

【不正使用防止に関する責任体系】

【公的研究費の不正使用防止に関する規程】

【公的研究費の使用に関する行動規範】

  最高管理責任者、統括管理責任者、コンプライアンス推進責任者、コンプライアンス推進副責任者を置き、 それぞれの責任の範囲と権限を明確にするとともに、各責任者の職名を公開しています。

【責任者の職名、責任範囲、権限】

 2 監事に求められる役割の明確化

 監事は、統括管理責任者又はコンプライアンス推進責任者が実施するモニタリングや内部監査によって明らかになった不正発生要因が不正防止計画に反映されて適切に実施されているかを確認し、役員会等で報告し意見を述べます。


第2節 適正な運営・管理の基盤となる環境の整備

 1 コンプライアンス教育・啓発活動の実施(関係者の意識の向上と浸透)

 (1)コンプライアンス教育を実施します。(公的研究費の不正使用防止に関する規程第 8条に規定)

   受講義務者に対し、コンプライアンス教育の受講を促し、受講状況を把握するとともに理解度調査を実施します。

 (2)職員等に対し、誓約書の提出を求めます。(公的研究費の不正使用防止に関する規程第9条に規定)

【職員等用誓約書】

 (3)コンプライアンス推進責任者は、すべての教職員に対して、不正根絶に向けた継続的な啓発活動を実施します。

 2   ルールの明確化・統一化

  研究費の使用ルールについて明確にし、職員等に対して分かりやすい形で周知しています。

   ○ 会計のルール

 …【研究費の使用ルールについて】

   ○ 監査・モニタリングのルール

 …【監査室の内部監査実施に関する達】

   ○ 不正対応のルール 

 …【不正使用調査委員会等に関する規程】

 

【就業規則 職員の懲戒抜粋】

 3 職務権限の明確化

 公的研究費の事務処理に関する権限と責任については、予算執行権限は「講座等の研究者」、契約権限及び発注権限は「契約担当役」にあり、その実務は事務職員が原則行うことを、「研究費の使用ルールについて 」に明記しています。
 また、例外的処理についても具体的に明示しています。

 4 告発等の取扱い、調査及び懲戒に関する規程の整備及び運用の透明化

  不正に係る情報が、窓口の担当者から迅速かつ確実に最高管理責任者に伝わる体制を整えています。

 (1) 通報窓口の設置

   学内外からの通報を受け付ける窓口を設置し、その取扱いを公表しています。
   研究費の不正使用に関する通報、相談、照会、情報提供等の窓口は下記のとおりです。

     通報窓口:総務課  TEL 093-603-1611 内線2117

     田中・田代法律事務所  田代 幸一 弁護士  (公益通報窓口と同じです。)
        TEL 093-592-1245
      〒803-0817
       北九州市小倉北区田町11番18号エスペランサ小倉501号室

  (2) 不正に係る調査の体制・手続等を明確に示した「学校法人産業医科大学公的研究費不正使用調査委員会等に関する規程」を定めています。


第3節 不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定・実施

 1 不正防止計画の推進を担当する者または部署の設置

 「不正使用防止計画推進室」を設置して、公的研究費の運営及び管理に係る実態の把握及び検証を行い、不正使用防止計画を策定及び推進しています。

 また、不正使用防止計画推進室は、監事との連携を強化し、必要な情報提供等を行うとともに、不正防止計画の策定・実施・見直しの状況について意見交換を行う機会を設けています。

 2 不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定及び実施

 不正使用防止計画推進室は、リスク調査により不正を発生させる要因を把握し、これを反映させた不正使用防止計画を策定及び推進し、実効性のある見直しを行い効率化・適正化をはかります。(PDCAシートの活用)

…【不正使用防止計画


第4節 研究費の適正な運営・管理活動

 コンプライアンス推進責任者は予算執行状況を検証します。

 発注(財源特定必要)・検収業務は原則事務(「研究費の使用ルールについて 」に明記。)が行います。

 データベース、プログラム等の専門性の高い検収を実施します。

 非常勤雇用者の雇用管理は原則として事務部門が実施しています。

 研究者の出張状況等の把握は事務部門でも行っています。

 ○ 取引業者の皆様へ

     誓約書を提出していただきます。

 …【取引業者用誓約書】

公的研究費の不正使用を防止するためには、本学の職員等はもちろんのこと、取引に関わる業者の皆様にも誠実な対応が求められます。万が一、不正取引などの不正行為に関与した場合、当該業者に厳正な処分を行うこととしています。

 …【会計規則 契約の抜粋】 

 

第5節 情報発信・共有化の推進

 (1)  相談窓口の設置

  公的研究費の使用ルール等の相談窓口を設置しています。

【相談窓口】

 (2)  外部公表

  この「公的研究費の不正使用防止への取り組み」は、ホームページに掲載しています。

 (3) 「不正使用防止計画の推進」に係る行動実績

【行動実績】

 (4) 「不正使用防止計画」及び「公的研究費の不正使用防止への取り組み」の改定履歴 

 【改定履歴】


第6節 モニタリングの在り方

 (1) 内部監査は、「監査室の内部監査の実施に関する達」に基づき、監査室が業務監査及び会計監査を実施します。

 実施にあたっては、監事及び不正使用防止計画推進室と連携して不正使用の防止を推進するための体制について検証するとともに、不正使用の要因に応じて、監査計画を随時見直し、効率化・適正化を図ります。

 また、監査室は、監事及び専門的な知識を有する者等と必要な情報提供等を行うとともに運営・管理の在り方等について定期的に意見交換を行います。

 (2) 監査報告内容をコンプライアンス教育及び啓発活動に取り入れることとしています。