サークル活動手続
サークル活動における諸手続
課外活動関係書類の提出について
課外活動を行うに際して、次の書類が必要です。書類の作成及び提出については、記載漏れ、押印漏れ等がないよう確認を行い、遅延なく学生課に提出してください。
１ 定期報告
定期報告書類は、新年度の活動に係る事業計画関連書類であり、後援会補助対象の検討等の基本資料になります。早目に調整を行い、体育会・文化会で取りまとめの上、学生課に期限までに提出してくだい。
なお、期限までに定期報告書類を提出しないサークルに対しては、後援会補助の対象外となります。
| 定期報告書類内訳 | 提出期限 | 説明 |
| 書類確認書 | １月末 | 全書類を揃えて、顧問教員確認・押印後、体育会・文化会を経由して学生課へ提出すること |
| サークル役員報告書 | 1月末 | 体育会・文化会を経由して学生課へ提出すること（1月末の他、交代の都度提出すること） |
| サークル員名簿 | 1月末 | 体育会・文化会を経由して学生課へ提出すること |
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サークル活動予定書 年間活動スケジュール表 |
1月末 | 活動計画、状況、年間スケジュール等を理解してもらうため、必ず顧問教員に確認してもらうこと。 |
| 事業計画（支出見込み） | 1月末 | |
| 誓約書 | 1月末 | 体育会・文化会を経由して学生課へ提出すること |
| サークル部室利用許可願 | 1月末 |
部屋の利用許可は、4月1日から翌年の3月31日までとなっており、毎年更新する必要がある。 なお、部屋の利用時間は、8：30～21：00まで |
| サークル部室鍵借用書 | 1月末 | |
| 会計報告（決算報告、収支決算等） | 5月末 | 収支決算の記載については、左記の様式の中に、別シートであるので、参照してください。 |
| 随時提出書類内訳 | 説明 |
| 学外課外活動伺書 | 事前に提出していないと傷害保険の対象とならないので留意のこと。 |
| 学外課外活動報告書 | 事故等の報告、報奨金制度の基資料 |
| 学外課外活動伺書・感染対策計画書作成時の留意事項 | 作成時の参考にしてください。 |
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施設使用願 体育施設使用願 |
複写伝票…学生課カウンターにて |
| 対外試合受入届 | 本学が試合会場となる場合は提出してください。 |
| 一時入構許可申請書 | 構内に車を乗り入れる際は、申請する必要があります。 |
| 備品借用願 | 複写伝票…学生課カウンターにて |
| 主管（当番）引受願 |
依頼を受けたら、事前に顧問教員の承認を受け、実施要項及び規約等を添え提出のこと。また、関係各方面との連絡もあるので、学生課とは連絡を密にすること。 |
２ 随時提出書類
学内、学外で練習対外試合や公式試合等の際に必要な提出書類です。必ず1週間前には提出してください。（前日の提出など、急な申込は、関係部署の調整が間に合いません。）
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定期演奏会、他大学との交流会等の活動についても事前事後の情報提供及び関係書類の提出を速やかに行ってください。
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事故発生時の緊急連絡体制の確認をしておいてください。
文責：学
生
課
更新日：令和5年11月28日